Il boost di digitalizzazione generato dalla pandemia ha portato alla ribalta una serie di strumenti e metodologie in precedenza utilizzati solo parzialmente, tra questi il webinar formativo. Non negheremo, soprattutto dopo tutti i lunghi mesi, che la presenza e un certo tipo di confronto diretto restano insostituibili, ma è anche innegabile quanto preziose siano certe soluzioni eLearning: ci permettono di continuare a svolgere le nostre attività e a garantire l’erogazione della formazione alle nostre persone. Una bella sfida per la formazione on line, per natura basata sulla distanza: annullare le distanze, generare empatia e coinvolgimento.
Il webinar formativo, un’esperienza di qualità. Prima, durante e dopo
Benjamin Franklin amava dire: “Dimmi e io dimentico; mostrami e io ricordo; coinvolgimi e io imparo”. Il webinar formativo ideale si caratterizza per flessibilità, efficienza, praticità e interattività. Inoltre, altro vantaggio che offre è la possibilità di registrazione, che diventa poi un documento di valore sempre fruibile.
Partiamo dalle 3 fasi pre-webinar.
- Scrittura della scaletta con: titolo, data, ora, durata, relatore e obiettivi. Per la durata, è consigliabile da un minimo di 45 minuti ad un massimo di 2 ore (per un pubblico fino a 50 partecipanti).
- Metti in lista tutte le attività possibili (cosa fare prima, durante e dopo? L’illuminazione della stanza è adeguata? Le slide sono pronte? Ho predisposto il microfono e la telecamera? Ho invitato tutti i partecipanti? Ho selezionato uno sfondo adeguato (anche brandizzato)?
- La fase in cui predisponi il materiale didattico funzionale all’obiettivo formativo. Puoi strutturare una presentazione con blocchi semplici e completi, dinamica, coinvolgente, interattiva; scegli una grafica coerente e funzionale alla comprensione del concetto; supporta con immagini e icone.
Consiglio, prima di iniziare…
Qualche minuto prima dell’avvio del webinar formativo, fornisci eventuali istruzioni e assistenza tecnica ai partecipanti che ne hanno bisogno: illustra le principali funzionalità del programma come l’uso della chat, del microfono o della webcam, semplificherai l’interazione e la socializzazione.
Entriamo nel vivo del webinar formativo
Un webinar-tipo si sviluppa generalmente in tre momenti:
- Accoglienza. È importante curarla; man mano che i partecipanti accedono, dare sempre il benvenuto tramite chat e microfono.
- Esposizione. Durante l’esposizione privilegia i concetti strategici; evita di dire tutto subito ma dai spazio alla curiosità e alle domande delle persone. Utilizza ad esempio la sessione domande&risposte, che dà il là a dibattiti e confronti, un modo per monitorare l’interesse e guidarti nell’approfondimento mirato dei contenuti. Utile è anche il sondaggio rapido per raccogliere feedback in tempo reale.
- Conclusione. In chiusura, sintetizza i punti chiave analizzati, i vantaggi e gli strumenti on the job. Lo scopo è creare sempre un link fra nozione teorica e vita reale/operatività pratica dei partecipanti.
Il formatore conduttore ha la completa gestione dell’aula, tiene sott’occhio tutti i partecipanti per valutare il livello di attenzione e coinvolgimento, gestisce i confronti, condivide il monitor per mostrare presentazioni, utilizza la “lavagna”, invia documenti e comunica via chat sia con i singoli che con l’intera aula, crea gruppi di lavoro, etc…
*Trucco anti-noia: per non rischiare di annoiare i discenti, ti consiglio di non soffermarti per più di 60/90 secondi sulla stessa slide.
Le 6 regole d’oro per un webinar formativo efficiente ed efficace.
- connessione ottimale
- attrezzatura professionale
- materiali caricati con largo anticipo in piattaforma
- puntualità
- sguardo diretto alla webcam
- saluti e ringraziamenti
E cosa facciamo dopo il webinar formativo?
Tre sono le parole d’ordine: follow up, feedback, condivisione asincrona.
Il follow up è l’invio di una mail di ringraziamento. Successivamente è importante ottenere il feedback sull’evento, puoi farlo con questionari online o attività a completamento del percorso.
Infine, puoi condividere in modo asincrono materiali di approfondimento, come video registrazioni, link o le stesse slide presentate durante il webinar formativo.
Tecnologia e strumenti: come orientarsi nella scelta.
Oltre a tutto questo, a fare la differenza è anche la scelta del mezzo tecnologico più performante, Cosa chiedere al tool? Che riesca a simulare il più possibile un set d’aula reale; che abbia tutto in un unico ambiente web: strutturazione dei contenuti formativi, erogazione, tracciamento dei dati e raccolta degli stessi, fino all’analisi e utilizzo per le decisioni aziendali.
Nel tempo la tecnologia ha moltiplicato le alternative. Digitando “software per webinar” nel campo di ricerca in rete, c’è l’imbarazzo della scelta: tante soluzioni con funzionalità simili, spesso con abbonamenti gratuiti. A disposizione ci sono piattaforme o strumenti che il relatore/formatore installa nel proprio computer/device e lo stesso poi fanno i partecipanti, generalmente con procedure più semplificate. Alcuni strumenti offrono il massimo della semplificazione e fanno tutto da soli con un clic e i partecipanti accederanno con un semplice link inviato.
La valutazione e selezione sarà fatta in base alle funzioni che offrono, considerando la maggiore semplicità nella fase d’installazione; oppure anche la compatibilità con i computer più vecchi ed i vari sistemi operativi.