La sicurezza sul lavoro è più di un “obbligo normativo”, è una sfida organizzativa quotidiana; e chi si occupa di formazione lo sa bene. Gestire scadenze, aggiornamenti, attestati, obblighi, vuol dire muoversi in un sistema complesso, dove il rischio di perdere pezzi è sempre dietro l’angolo.
Quante volte capita di rincorrere scadenze di aggiornamento? Di cercare un attestato in qualche cartella condivisa? Di tenere sotto controllo corsi obbligatori diversi per ruoli, sedi e livelli di rischio?
Negli ultimi anni, la gestione della sicurezza è sempre più digitalizzata; affidarsi a Excel, promemoria e archivi frammentati non è più sufficiente per governare processi complessi e normativamente sensibili.
Il tema è ancora più attuale alla luce del nuovo Accordo Stato-Regioni sulla formazione in materia di salute e sicurezza, che spinge verso un sistema più strutturato, omogeneo e tracciabile. Oggi la compliance non è più solo una questione formale: richiede processi chiari, monitorabili e facili da governare.
Proprio da questa esigenza concreta, nasce Safety Planner, il nuovo applicativo sviluppato dal team IT di Skilla. Non un software a sé, ma un’estensione della piattaforma di erogazione della formazione, un modulo che si integra nell’LMS e ne arricchisce e potenzia le funzionalità.
Se l’LMS è la casa della formazione, Safety Planner è la “stanza dei bottoni” dedicata alla sicurezza, dove adempimenti, scadenze e formazione trovano finalmente un unico punto di gestione.
Per capire meglio come nasce e quale valore può portare in azienda, abbiamo parlato con Valerio Leo (IT Project Manager Skilla), che ha lavorato allo sviluppo del tool e ci spiega perché questo strumento può diventare un alleato concreto per chi ogni giorno deve conciliare obblighi normativi, organizzazione della formazione e operatività aziendale.
Partiamo da una visione panoramica: cos’è Safety Planner?
È uno strumento (tecnicamente, un applicativo/plug-in) che permette di mappare, presidiare, gestire tutti gli adempimenti e gli obblighi formativi di un’azienda, in particolare quelli legati alla sicurezza sul lavoro e alla normativa.
In realtà, non si limita solo agli obblighi di legge (law required), ma include anche quelli definiti internamente dall’azienda a sua discrezione (company required).
Ad esempio, un’organizzazione può stabilire che tutti i dipendenti seguano un corso di cybersecurity ogni anno, anche se la legge non lo prevede.
Il tool consente quindi sia di determinare e censire gli obblighi, sia di assegnarli alle persone, tenendo conto dei diversi ruoli e responsabilità.
Un altro aspetto centrale è la gestione della formazione: Safety Planner non è un software separato, ma un’estensione dell’LMS Skilla HUB, che già copre tutta la formazione (e-learning, aula, sincrona, videoconferenza).
Infine, c’è il monitoraggio: il sistema segue nel tempo gli obblighi assegnati, tenendo traccia di scadenze, aggiornamenti periodici e offrendo una visione sempre aggiornata della situazione.
Se dovessi riassumere il valore di questo applicativo in tre parole?
Automazione, completezza e controllo.
Safety Planner dà sicurezza a chi si occupa di Sicurezza.
Quali criticità hanno portato a Safety Planner? Cosa vi ha fatto pensare “serve uno strumento così”?
L’applicativo nasce proprio dall’esperienza di Skilla, dall’osservazione delle esigenze dei clienti, maturata nel tempo grazie al lavoro sulla formazione e sulla sicurezza.
L’idea nasce da un’esigenza molto concreta osservata: spesso la formazione viene gestita su una piattaforma, mentre scadenze e adempimenti su altri strumenti, come Excel.
Questo comporta passaggi continui: scaricare attestati, ricaricarli altrove, gestire informazioni su sistemi diversi.
Safety Planner nasce per superare questa frammentazione e creare un unico ambiente integrato, in cui gestire sia la formazione sia gli adempimenti collegati.
Vale anche per la formazione non in eLearning: ad esempio corsi in aula o con enti esterni. Anche in questi casi è possibile convocare le persone, registrare la partecipazione e caricare gli attestati nello stesso sistema.
Parliamo della sfida della puntualità normativa: qual è la differenza fra ricordarsi una scadenza e avere il controllo della situazione?
La difficoltà nasce dalla complessità delle normative: ogni obbligo ha caratteristiche e scadenze differenti, che variano anche in base al ruolo. Non solo, le scadenze sono individuali: persone con lo stesso ruolo possono avere date diverse.
Finché i numeri sono ridotti, strumenti come Excel possono funzionare, ma con aziende più strutturate o con alto turnover, la gestione si complica, soprattutto se le informazioni sono distribuite su più canali (email, file, promemoria).
La differenza tra “ricordarsi” una scadenza e avere il controllo è proprio questa: la visibilità su ciò che succederà. Ad esempio, sapere in anticipo quali adempimenti scadranno permette di pianificare la formazione per tempo, anche grazie ad alert automatici.
Cosa succede quando la formazione è separata dalla gestione delle scadenze?
Si crea una gestione frammentata. La formazione viene erogata su una piattaforma, mentre il monitoraggio delle scadenze avviene altrove; questo richiede attività manuali ripetitive e una maggiore dispersione delle informazioni. Con l’ulteriore conseguenza di aumentare il rischio di errori, aspetto decisamente critico quando si parla di obblighi normativi.
Cosa significa “assegnazione automatica in base alla mansione”? E in termini pratici, quanto lavoro manuale si elimina?
La piattaforma con Safety Planner può integrarsi con i sistemi gestionali aziendali che contengono l’anagrafica delle persone, mantenendo i dati sempre aggiornati (nuove assunzioni, cambi di ruolo, cessazioni).
Su questa base, è possibile definire regole automatiche: ad esempio, assegnare automaticamente gli obblighi formativi a chi ha un determinato ruolo.
Anche nel caso in cui non ci sia integrazione con sistemi esterni, è comunque possibile caricare l’anagrafica in piattaforma e far funzionare questi meccanismi.
Il beneficio è una sensibile riduzione del lavoro: ottimizzando il confronto fra HR e RSPP, automatizzando gli inserimenti manuali, il processo diventa più snello, veloce e lineare.
Come rendete l’automazione semplice e trasparente?
Tutto parte da un setup iniziale, con un affiancamento di Skilla ovviamente. Insieme al cliente definiamo una serie di macro-regole, che vengono impostate un’unica volta e che verranno applicate automaticamente dal sistema.
Naturalmente restano sempre modificabili nel tempo, ma una volta configurate, il sistema funziona in autonomia, rendendo tutto il processo semplice e trasparente.
La centralizzazione dei dati come cambia la qualità e l’efficienza del processo? E qual è la caratteristica di Safety Planner che sorprende di più?
Avere tutti i dati in un unico spazio comporta che tutte le figure coinvolte – manager HR (Human Resources) HSE (Health Safety Environment), RSPP (Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione), responsabili della formazione – lavorano su un’unica fonte di dati; ognuno utilizza le informazioni in modo diverso, ma sempre partendo dagli stessi dati, senza dispersioni o interpretazioni diverse.
L’aspetto più sorprendente è proprio la dimensione preventiva: il sistema invia notifiche e alert in anticipo, permettendo di sapere cosa fare e quando.
Questo consente di passare da una gestione “reattiva” a quella proattiva, grazie a cui tenere tutto e cautelarsi dal rischio di non adempiere agli obblighi.
Nell’attività quotidiana di HSE/HR/ RSPP, cosa cambia? E come migliora la loro collaborazione?
Come dicevamo, avere un unico punto di verità condiviso cambia molto il modo di lavorare, e tutta la popolazione aziendale ne trae vantaggio, non solo HR/HSE/RSPP, ma anche l’utente finale, cioè chi fruisce i corsi.
Ogni persona ha visibilità della propria situazione, sa quali adempimenti le spettano e quando scadono; allo stesso tempo, il/la responsabile ha una visione del proprio team e, a cascata, l’RSPP e HR hanno una visione complessiva a livello aziendale. Tutte le persone vedono adempimenti, scadenze e pianificazione nello stesso ambiente, lavorano sugli stessi dati e migliora il coordinamento e la collaborazione tra le diverse funzioni.
Qual è quel beneficio che non si vede in una demo ma si percepisce solo usando l’applicativo?
In generale, il vero potenziale di un tool si comprende fino in fondo solo nell’utilizzo quotidiano e quando lo si inserisce nella propria realtà aziendale.
Il valore, meno immediato in fase di demo, è che Safety Planner non è solo operativo, ma anche uno strumento decisionale, che fornisce informazioni utili per:
• capire quanta formazione pianificare;
• individuare eventuali criticità, come reparti con bassa copertura sugli obblighi;
• leggere i trend, ad esempio una maggiore adozione dell’e-learning rispetto all’aula;
• fare valutazioni più strategiche, ad esempio su dove investire.
Altro aspetto è che, non essendo nato come strumento standard, ma per adattarsi alla realtà aziendale, diventa quasi un “assistente”, seguendo le specificità dell’organizzazione.
Possiamo dire che Safety Planner contribuisce a rafforzare mindset e cultura della Sicurezza?
Sì, Safety Planner rende la sicurezza visibile a tutti i livelli dell’organizzazione, non solo ad addetti ai lavori, ma anche a manager e utenti finali, che diventano più consapevoli del proprio ruolo e delle proprie responsabilità.
Questo strumento diventa quindi un abilitatore di cultura: non più solo adempimento, ma attenzione continua alla sicurezza.
Si passa da una logica reattiva (intervenire prima di un audit) a una logica preventiva, in cui la formazione serve davvero a ridurre i rischi.
In questo senso, il tool è abilitante: porta il tema della sicurezza fuori dalla logica del solo adempimento e lo rende qualcosa di condiviso.
C’è poi il tema della prevenzione, che è alla base di tutta la normativa. La formazione serve proprio a prevenire i rischi e gli infortuni, e uno strumento come questo aiuta a lavorare in questa direzione.
Non si tratta più di intervenire all’ultimo momento, magari in vista di un audit, ma di gestire la sicurezza in modo continuo e consapevole.
Un’azienda che sceglie Safety Planer, oltre a pensare ai vantaggi pratici, dimostra anche il proprio impegno, considerando la sicurezza un valore e non un’incombenza.
