Come si progetta una formazione Copilot davvero efficace? Da dove partire per accompagnare le persone verso un uso consapevole e integrato dello strumento?
In questo articolo ci concentriamo sugli elementi fondamentali: l’adozione di un approccio graduale, l’importanza dell’individuazione di casi d’uso concreti e cosa non può mancare in un kit operativo, utile per guidare le prime fasi di sperimentazione e supportare il cambiamento.
Formazione Copilot: da dove partire e cosa serve per iniziare
Avviare un percorso di formazione Copilot non significa solo trasmettere nozioni tecniche. Significa preparare le persone a sperimentare un nuovo modo di lavorare.
Per iniziare con il piede giusto, è utile fornire contesto, stimolare consapevolezza e proporre casi d’uso concreti. Una buona formazione deve aiutare le persone a comprendere il valore aggiunto di Copilot in termini di produttività digitale, ottimizzazione delle attività e sviluppo di competenze future.
Si può partire da un percorso guidato, come il nostro Learning Path “La mia alleata IA: Copilot al tuo fianco per lavorare meglio”, pensato per supportare le prime sperimentazioni in azienda.
Prima di iniziare, però, è importante verificare che ci siano le condizioni tecniche e organizzative adatte:
- Prerequisiti tecnici: assicurarsi che le licenze Microsoft 365 Copilot siano attive e che il supporto IT sia pronto ad accompagnare l’introduzione.
- Maturità digitale delle persone: competenze di base, familiarità con Microsoft 365 e atteggiamento verso l’innovazione influiscono profondamente sull’efficacia della formazione.
Che differenza c’è tra Copilot e ChatGPT
Quando si inizia a lavorare con strumenti di intelligenza artificiale generativa o si valuta la loro introduzione nei contesti aziendali, emerge spesso una domanda chiave: qual è la differenza tra Copilot e ChatGPT?
Sebbene entrambi si basino su modelli linguistici avanzati, hanno funzioni, obiettivi e modalità d’uso profondamente diversi, soprattutto nel contesto della formazione in azienda.
- Copilot è uno strumento di produttività integrato all’interno dell’ecosistema Microsoft 365: agisce direttamente su documenti, e-mail, presentazioni e fogli di calcolo, utilizzando i dati e i contenuti aziendali a cui l’utente ha accesso. È pensato per migliorare l’efficienza, automatizzare attività ripetitive e supportare le persone all’interno dei loro flussi di lavoro quotidiani.
- ChatGPT, invece, è un’interfaccia generica disponibile via browser o app, non necessariamente connessa agli strumenti o file interni dell’organizzazione.
Questa distinzione è fondamentale quando si struttura un percorso formativo. Una formazione Copilot efficace deve concentrarsi sull’apprendimento situato: non basta conoscere lo strumento, serve comprendere come e quando integrarlo nei processi di lavoro reali, per ottenere benefici concreti in termini di produttività, collaborazione e adozione consapevole della tecnologia.
Piccoli esperimenti, grande impatto: strategie di sperimentazione graduale
Per rendere davvero efficace la formazione su Copilot, può essere utile partire da gruppi pilota ristretti, selezionati tra team motivati o reparti con un buon livello di maturità digitale. A questi gruppi si possono proporre i materiali formativi iniziali e affidare le prime fasi di sperimentazione in azienda, in modo da osservare l’effetto reale dell’introduzione dello strumento nei processi quotidiani.
Il valore dei gruppi pilota risiede nella possibilità di attivare brevi cicli test–uso–feedback, che vanno oltre la semplice trasmissione di contenuti. Si tratta di un approccio basato sull’apprendimento esperienziale, che consente di vedere Copilot all’opera nei flussi di lavoro reali, raccogliendo informazioni preziose su:
- le funzionalità più utilizzate
- gli ostacoli riscontrati
- le modalità di integrazione nei compiti quotidiani
Questo tipo di sperimentazione aiuta a migliorare la formazione Copilot, anticipare eventuali resistenze e generare coinvolgimento attivo.
Copilot è in grado di supportare un’ampia gamma di attività: dalla scrittura automatica di e-mail, riassunti e report, all’organizzazione di riunioni su Teams o all’analisi di dati con Excel. Il suo punto di forza, però, non risiede nella “magia” delle risposte, ma nella capacità di integrarsi nei flussi di lavoro, affiancando le persone nei compiti quotidiani.
Spesso, infatti, non è la complessità dello strumento a generare difficoltà, ma l’assenza di esempi concreti e rilevanti per il contesto lavorativo.
Ecco perché partire da piccoli gruppi può fare la differenza: è il confronto diretto con il lavoro reale a rendere tangibile il potenziale di Copilot.
Se ben coinvolti, i partecipanti iniziali possono diventare ambassador interni, capaci di promuovere l’adozione anche nel resto dell’organizzazione.
Prima di partire, però, è utile anche conoscere i principali errori da evitare nella formazione su Copilot: li abbiamo raccolti in questo approfondimento.
Formatori, materiali e strumenti: costruire un kit base per partire
Per accompagnare con successo le prime sperimentazioni, è utile predisporre un kit operativo di base che contenga tutti gli elementi necessari a gestire e monitorare un percorso di formazione Copilot in azienda. Questo kit dovrebbe includere risorse formative, figure di supporto, strumenti di valutazione e indicazioni pratiche per favorire un’adozione consapevole e strutturata.
Attivare e formare i formatori interni
Un primo passo è identificare o preparare i formatori interni: figure in grado di accompagnare i colleghi durante l’introduzione di Copilot, facilitando l’apprendimento e rispondendo a dubbi pratici. Se non sono già presenti, è consigliabile prevedere un modulo dedicato alla formazione formatori, oppure valutare il coinvolgimento di partner esterni esperti di formazione su Copilot e sull’uso dell’IA in contesti organizzativi.
Guide, policy e prompt: i materiali di supporto
La disponibilità di materiali di supporto ben costruiti è essenziale. Parliamo di guide operative, FAQ, policy aziendali sull’uso dell’IA generativa e documenti che orientino l’interazione con Copilot nei diversi ruoli aziendali. Possono essere utili anche risorse dedicate alla scrittura dei prompt: Microsoft mette a disposizione sia una raccolta di risorse introduttive per esplorare le funzionalità di Copilot, sia guide ufficiali pensate per migliorare l’interazione con lo strumento nei diversi contesti applicativi.
Scegliere un approccio di blended learning
Per rendere la formazione Copilot più efficace e sostenibile nel tempo, si può adottare un modello di blended learning: una combinazione di sessioni sincrone e contenuti asincroni. Questa modalità favorisce l’apprendimento personalizzato, offre flessibilità ai partecipanti e crea occasioni di confronto e scambio, fondamentali per accompagnare il cambiamento tecnologico e culturale.
Valutare e monitorare il percorso formativo
In ogni percorso formativo ben progettato non possono mancare strumenti per valutare i risultati e monitorare l’efficacia dell’intervento. Nella formazione Copilot, ciò può tradursi in questionari di feedback, check-list operative, indicatori di adozione nei tool Microsoft 365 o brevi interviste qualitative ai partecipanti.
Stabilire fin dall’inizio i criteri di valutazione permette di adattare tempestivamente il piano formativo, correggere eventuali criticità e valorizzare i risultati ottenuti nei gruppi pilota, dando continuità alla sperimentazione.
Dalla sperimentazione all’integrazione: quando e come estendere l’uso di Copilot
Una volta raccolti i primi feedback dai gruppi pilota e osservati gli effetti concreti della sperimentazione, è possibile valutare l’estensione della formazione Copilot in azienda. Ma quando è davvero il momento giusto per fare questo passo?
Il passaggio dalla sperimentazione all’adozione diffusa deve avvenire in modo graduale e sostenibile. Per farlo, è utile integrare Copilot nei percorsi formativi già attivi, come:
- programmi di onboarding per nuovi assunti
- iniziative di upskilling
- percorsi dedicati alle competenze trasversali o al digital mindset
L’obiettivo non è aggiungere un modulo isolato, ma fare in modo che l’uso di Copilot diventi una pratica quotidiana, naturale e coerente con le attività lavorative.
Conviene procedere per gradi, monitorando costantemente cosa funziona e adattando la strategia di adozione in base ai risultati. In questa fase, l’elemento chiave è creare le condizioni per un’adozione responsabile che tenga conto di persone, contesti e processi.
Vuoi approfondire come strutturare una strategia efficace di adozione? Trovi consigli e best practice in questo articolo dedicato alla formazione Copilot per HR e Learning Manager.
Conclusione: Copilot come leva per l’innovazione quotidiana
Iniziare a lavorare con Copilot in azienda significa molto più che acquisire nuove competenze tecniche: è un passaggio che richiede un cambiamento culturale e organizzativo.
Una formazione Copilot efficace deve tenere conto delle persone, dei ruoli, dei contesti e delle modalità operative. Partire da sperimentazioni guidate, osservare cosa accade nei flussi di lavoro e costruire intorno a queste esperienze un piano formativo flessibile, consente di arrivare a una integrazione diffusa e sostenibile.
Investire in un percorso strutturato, con formatori preparati, materiali chiari e un sistema di monitoraggio continuo, è la strategia migliore per valorizzare il potenziale di Copilot e trasformarlo in un alleato concreto per la produttività, la collaborazione e l’innovazione all’interno dell’organizzazione.
