Approfondimenti

Paperless office: favorire il passaggio dalla carta al digitale in azienda

In una organizzazione aziendale o burocratica è possibile e auspicabile passare dalla documentazione cartacea alla documentazione digitale, allo scopo di realizzare un paperless office?

LA CARTA

I faldoni

Cartelle, buste di plastica, raccoglitori e faldoni servono a raggruppare e archiviare i documenti cartacei. La carta è pesante, ingombrante, inquinante.

Il libro

Il libro è uno strumento tecnologico più avanzato. Basato sul principio della ruota, il dorso fa da perno e le pagine ruotano permettendo un accesso casuale ai contenuti, facilitato da elementi paratestuali (indice, numeri di pagine, capitoli).

IL DIGITALE

La lettura su monitor è in genere più faticosa della lettura su carta, ma negli ultimi tempi i monitor sono diventati sempre più grandi, più stabili e più nitidi, e la diffusione del touch screen e dei dispositivi mobili ha enormemente migliorato la lettura digitale, al punto tale che oggi molti testi digitali, come per esempio i giornali, si leggono molto meglio su un tablet che non su carta. Il digitale è poco ingombrante, poco costoso, facilmente aggiornabile e condivisibile. Si dovrebbe perciò spostare tutto su digitale, e usare la carta solo quando non se ne può fare a meno. Il passaggio dal cartaceo al digitale richiede strategia, metodo, competenze, investimenti.

L’eBook

I tablet e gli e-reader hanno reso agevole la lettura con le stesse modalità del libro. È stato perciò possibile sviluppare libri elettronici detti eBook, che a volte sono la trasposizione di libri cartacei, altre volte sono prodotti autonomi. Gli eBook in formato pdf si leggono bene sui tablet, quelli in formato ePub si leggono bene sugli eReader, che rispetto ai tablet sono leggibili anche in piena luce.

Il futuro

Come avveniva per le prime automobili che avevano la forma delle carrozze, anche l’eBook è ancora molto legato al libro cartaceo, con capitoli, pagine, note a piè di pagina. Non sappiamo neanche immaginare che cosa sarà possibile fare in futuro, ma sicuramente si andrà oltre l’eBook verso un prodotto multimediale, interattivo e multimodale, che non sarà più nemmeno un testo chiuso, ma un cluster di informazioni intrecciate con altri cluster, un angelo custode che ci ascolterà, ci consiglierà, ci metterà in contatto con tutto il nostro sapere extramentale. Oppure, si diffonderà in informazioni incorporate in luoghi, in prodotti, in funzioni, come già avviene con la realtà aumentata.

Questa tematica è stata affrontata nel posterLab n. 4: “dalla creazione dell’eBook alla gestione di collezioni editoriali”

Umberto Santucci www.umbertosantucci.it

Scritto da: Umberto Santucci

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